Das Börsengesetz verpflichtet Effektenhändler zur Erfassung aller Transaktionen (Journalführungspflicht) und zur Erstattung der für die Transparenz des Effektenhandels erforderlichen Meldungen (Meldepflicht). Die Führung eines vollständigen Effektenjournals und die umfassende Erfüllung der Meldepflicht für Effektengeschäfte stellen eine dauernde Herausforderung für Effektenhändler und Banken dar. Es empfiehlt sich eine regelmässige Überprüfung der entsprechenden Prozesse.
Worum geht es?
Das Börsengesetz verpflichtet die Effektenhändler (und die als solche regulierten Banken) zur Führung eines Effektenjournals (record keeping) und zur Meldung der Effektentransaktionen (transaction reporting). Das sind an sich zwei unterschiedliche Auflagen, sie sind aber im Gesetz im gleichen Artikel geregelt und stellen die Effektenhändler und Banken vor ähnliche Herausforderungen. Bei beiden geht es um die Erfassung von börslichen und ausserbörslichen Effektengeschäften zu ähnlichen Zwecken: Nachvollziehbarkeit und Transparenz.
Anforderungen an Banken und Effektenhändler
Zur Journalführung und zu den Meldepflichten gibt es ausführende Bestimmungen in der Börsenverordnung der FINMA und in zwei FINMA-Rundschreiben (Rundschreiben 2008/4: Effektenjournal und Rundschreiben 2008/11: Meldepflicht Effektengeschäfte). Trotzdem tauchen immer wieder Fragen auf, wie und welche Transaktionen im Journal zu erfassen sind und welche Transkationen wie und wo zu melden sind. Hinzu kommen bei grenzüberschreitenden Aktivitäten analoge Auflagen aus anderen Ländern. Besonders anspruchsvoll sind dabei für Schweizer Banken die weit komplexeren MiFID-Vorschriften aus dem europäischen Aufsichtsrecht. Es ist entsprechend anspruchsvoll, in beiden Bereichen alle Transaktionen vollumfänglich zu erfassen und zu melden. Banken sehen sich regelmässig mit Spezialfällen konfrontiert, bei welchen nicht ohne Weiteres zweifelsfrei klar ist, ob und wie diese zu erfassen und zu melden sind. Dabei kann sich allenfalls gar ergeben, dass – trotz aller Sorgfalt – unerkannte Lücken in den internen Prozessen aufgedeckt werden.
Im Fokus der Aufsichtsbehörden
Für die Aufsichtsbehörden in aller Welt und auch für die FINMA ist die Einhaltung der Journalführungs- und Meldepflichten von zentraler Bedeutung. Mit Nachsicht darf allenfalls gerechnet werden, wenn Spezialfälle durch die Maschen gefallen und trotz zumutbarer Sorgfalt kleinere Lücken nicht erkannt worden sind. Mit aller Schärfe wird aber eingeschritten, wenn systematisch und fahrlässig Unvollständigkeiten und Lücken hingenommen und nicht geschlossen werden. Dies zeigt in aller Deutlichkeit eine im Oktober 2009 auf der Website der FINMA publizierte Verfügung vom 20. Juli 2009.
Regelmässige Überprüfung von internen Prozessen
Es empfiehlt sich, den Fragen im Zusammenhang mit der Journalführung und den Meldepflichten die erforderlich Aufmerksamkeit und Sorgfalt zu widmen. D.h. es sollte regelmässig kontrolliert und hinterfragt werden, ob die internen Abläufe und Systeme gewährleisten, in beiden Fällen eine vollständige Abdeckung zu erreichen. Spezialfälle, die von den Systemen und Abläufen allenfalls nicht erfasst werden, kommen immer wieder vor und sollten deshalb als solche einzeln adressiert werden. Nicht zuletzt sind die Journalführung und die Einhaltung der Meldepflicht Prüfpunkte des aufsichtsrechtlichen Prüfers.
