Handelsregisterbelege auf Knopfdruck: Bald schweizweit?

in Legal, 29.06.2015

Das Handelsregister ist ein öffentliches Register. Entsprechend können sämtliche Belegakten bei allen kantonalen Handelsregisterämtern persönlich eingesehen, meist auch schriftlich oder per Email gegen eine Gebühr angefordert werden.

Ausgangslage

Seit dem 23. August 2012 sind im Kanton Zürich darüber hinaus über eine Million Originalakten elektronisch veröffentlicht worden[1] und werden jedermann über www.zefix.ch mit wenigen Klicks per Email als PDF-Dossier kostenlos und innert Sekunden zugestellt (ebenso Basel-Stadt). Die rechtliche Zulässigkeit dieses Vorgehens ist anerkannt, insbesondere da die Bestimmungen des Datenschutzes auf öffentliche Register des Privatrechtsverkehrs keine Anwendung finden (Art. 2 Abs. 2 lit. d DSG[2])[3].

Mittelfristig ist davon auszugehen, dass die elektronische Einsehbarkeit nach dem Zürcher Vorbild auch in anderen Kantonen Einzug nehmen wird. Der vorliegende Beitrag soll daher in gedrängter Form einen Überblick über die damit verbundenen Risiken für im Handelsregister eingetragene Rechtseinheiten, die Situation in der Zentralschweiz und Empfehlungen für betroffene Rechtsträger darstellen.

Risiken

Während Minderheitsaktionäre, Mitarbeiter, Konkurrenten, andere Stakeholder oder schlicht Neugierige aufgrund der Gebühr sowie des Aufwands einer formellen Anfrage eine gewisse Hürde für die Einholung von Belegen zu gewärtigen hatten, fällt diese mit der elektronischen Abrufbarkeit in den betroffenen Kantonen vollständig dahin. Damit erhöht sich das Risiko, dass bei unvorsichtiger Handhabung der handelsregisterrechtlich relevanten Belege Dritte Einsicht in Gesellschaftsinterna nehmen. Häufig anzutreffen sind beispielsweise:

  • Dokumente in Zusammenhang mit handelsregisterrechtlich relevanten Transaktionen, welche Geschäftsgeheimnisse, finanzielle Detailinformationen oder anderweitig sensible Informationen enthalten;
  • Protokolle der Generalversammlung oder des Verwaltungsrats, welche nebst anmeldungspflichtigen Beschlüssen (bspw. Wiederwahl Revisionsstelle, etc.) auch vertrauliche Beratungen enthalten;
  • Versammlungsprotokolle mit potentiell persönlichkeitsverletzenden Inhalten[4].

Kurzübersicht über die aktuelle Situation

Derzeit zeichnen sich zwar weder seitens des Eidgenössischen Handelsregisteramts noch im Rahmen der Modernisierung des Handelsregisters[5]. Massnahmen für (oder gegen) die elektronische Einsehbarkeit ab und auf Anfrage haben die Handelsregister der Kantone Luzern, Zug und Schwyz am 23. Juni 2015 angegeben, dass auf kantonaler Ebene keine Bestrebungen in Gang seien, eine Einsehbarkeit nach Vorbild des Zürcher Modells in absehbarer Zeit einzuführen. Ferner ist davon auszugehen, dass nur wenige Kantone ohne Not auf die Einnahmequelle im Zusammenhang mit den Gebühren für die Ausfertigung von Auszügen/beglaubigten Kopien verzichten und sich scheuen, den enormen Aufwand zur Digitalisierung sämtlicher Handelsregisterbelege auf sich zu nehmen.

Gleichwohl ist mittel- bis langfristig aufgrund der erfolgreichen Umsetzung in den Kantonen Basel und Zürich sowie der voranschreitenden Digitalisierung damit zu rechnen, dass der Druck auf die übrigen Kantone zunehmen und die Einsehbarkeit nach Vorbild des Zürcher Modells auch in den übrigen Kantonen Wirklichkeit werden könnte. Sobald eine solche eingeführt wird, werden auch die dannzumals bereits bestehenden Einträge und die damit zusammenhängenden Belege erfasst. Daher ist es sinnvoll, auch ausserhalb von Zürich und Basel die nachstehenden Empfehlungen bereits heute zu befolgen.

Empfehlungen

Generell ist ausserhalb der Kantone Zürich und Basel das Bewusstsein zu stärken, dass jeder dem Handelsregister eingereichte Beleg mit Ausnahme der damit zusammenhängenden Korrespondenz frei einsehbar ist, sei dies elektronisch oder auf Anfrage. Im Speziellen ist daher Folgendes zu bedenken:

  • Einreichung beglaubigter Auszüge aus Versammlungsprotokollen statt der vollständigen Abschrift (Art. 23 HRegV[6]), womit allfällige vertrauliche Beratungen ausgeklammert werden können und dem Handelsregisteramt nicht offengelegt werden müssen;
  • Strukturierung von Transaktionen dergestalt, dass keine unnötigen handelsregisterrechtlich relevanten Belege generiert und eingereicht werden müssen, beispielsweise:
    • Kauf von Aktien einer Zielgesellschaft anstatt deren einzelner Vermögenswerte auf dem publikationswirksamen Weg der Vermögensübertragung nach FusG[7];
    • Übertragung von Vermögenswerten nach Obligationenrecht (Art. 181 OR[8], keine Registration der Transaktion im Handelsregister) statt nach FusG;
    • Zusammenfassen von einzelnen Bilanzpositionen in den Fusionsbilanzen, womit weniger Details einsehbar sind;
  • Vertragsgestaltung: Auslagern von vertraulichen Informationen (bspw. Rezepturen, Prozessbeschreibungen, Kaderentschädigungen, etc.) in Vertragsanhänge, die dem Handelsregisteramt nicht eingereicht werden müssen;
  • Abhalten separater Versammlungen für handelsregisterrechtlich relevante Traktanden (Wahlen, Zeichnungsberechtigungen, Statutenänderungen, etc.).

Weitere Massnahmen sind je nach Art des fraglichen Rechtsgeschäfts zu prüfen.

 

[1] Mitteilung des Handelsregisteramts des Kantons Zürich vom 23. August 2012
[2] Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) vom 19. Juni 1992 (SR 235.1).
[3] Vgl. dazu auch den Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich, Sitzung vom 21. November 2012, 1172. Anfrage (Handelsregisteramt), KR-Nr. 247/2012.
[4] Verletzung des Persönlichkeitsschutzes, Im Handelsregister am Pranger, NZZ online, 30. November 2012
[5] Botschaft zur Änderung des Obligationenrechts (Handelsregisterrecht) vom 15. April 2015, BBl 2015 3617 ff., welche vielmehr einen Schwerpunkt auf die Identifizierbarkeit natürlicher Personen mittels AHV-Nummer setzt.
[6] Handelsregisterverordnung vom 17. Oktober 2007 (SR 221.411).
[7] Bundesgesetz über Fusion, Spaltung, Umwandlung und Vermögensübertragung vom 3. Oktober 2003 (SR 221.301).
[8] Bundesgesetz betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (Fünfter Teil: Obligationenrecht) vom 30. März 1911 (SR 220).

 

 

Weitere Informationen:

 


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